Az év végi eredményedről még idén érdemes beszélni a könyvelőddel

Lassan belépünk az év utolsó negyedévébe. Ilyenkor sok vállalkozó már azt számolja, hány munkát tud még elvállalni decemberig, hogyan készül a karácsonyi időszakra, és mikor lesz végre néhány nyugodt napja. A könyvelővel való beszélgetés pedig könnyen hátrébb kerül a sorban, hiszen most dolgozni kell, a papírokkal majd foglalkozunk később.

Csakhogy mire eljön a „később”, egy sor döntési lehetőség már mögöttünk lesz.

Több mint húsz éve dolgozom vállalkozókkal, és újra meg újra látom, mennyire könnyű összekeverni a rengeteg munkát az eredményes működéssel. Tele a naptár, csörög a telefon, mennek ki a számlák, tehát látszólag minden rendben. De vajon a számok is ezt mondják?

Tavasszal már nem tudjuk újrakezdeni a decembert

Vállalkozóként megszokhattad, hogy az előző év lezárásáról és az éves bevallásokról a következő évben is egyeztetsz a könyvelőddel. Ebből könnyen kialakul az az érzés, hogy az éves eredménnyel majd akkor kell foglalkozni, amikor elkészülnek a végleges számok.

Pedig a lezárás időpontja és a döntés időpontja két külön dolog.

Amikor a 2026-os évet lezárjuk, már nem tudod utólag megemelni a tavaly elvállalt munkáid árát, visszamondani egy rosszul árazott megrendelést vagy átírni azt, mennyit költöttél a működésre. A könyvelés hibáit lehet javítani, de a már megtörtént gazdasági eseményeket nem lehet kedvünk szerint újrajátszani.

Ezért érdemes még ősszel megnézni, merre tart a vállalkozásod. Három hónap alatt nem lehet mindent megoldani, de sokkal több lehetőséged van, mint akkor, amikor már csak a kész eredményt nézegetjük.

„Ennyit dolgoztam, és mégis veszteséges lettem?”

Kevés kellemetlenebb mondat van ennél egy vállalkozói beszélgetésben. Főleg akkor, ha az egész év rohanással telt, és a vállalkozó jóformán szabadságra sem ment.

Előfordulhat, hogy a bevétel közben szépen növekedett, csak az anyag, a munkabér, a rezsi és minden más költség még gyorsabban emelkedett. Vagy egy szolgáltatás árát évek óta nem számoltad újra, mert eddig is ennyiért adtad, és nem akartad elriasztani a vevőket.

Gondolj egy kivitelezőre, akinek decemberig tele van a naptára. Ránézésre remekül megy a vállalkozása. Ha viszont minden munkán kevesebb marad, mint amennyiből a vállalkozást fenn lehet tartani, a még több megrendelés önmagában nem oldja meg a problémát.

Ha ezt időben észreveszitek, még át lehet gondolni az új ajánlatok árazását, a munkaszervezést vagy a kiadásokat. A veszteség sem jelent automatikusan rossz működést: lehet mögötte tudatos építkezés is. Az viszont nagyon nem mindegy, hogy számítottál rá, érted az okát, és van rá pénzügyi fedezeted, vagy csak utólag lepődsz meg.

A nyereségnek is lehet kellemetlen meglepetése

A másik véglet, amikor jó eredménnyel zársz, mégis összeszorul a gyomrod, amint megtudod, mennyi adót kell fizetned.

Ilyenkor gyakran nem maga az adó a legnagyobb meglepetés, hanem az, hogy nincs rá félretett pénz. A bevétel megérkezett, közben kifizetted a szállítókat, vettél egy gépet, rendeztél néhány régebbi tartozást, és valahogy elfogyott az összeg, amelyből még kötelezettségeket kellene teljesíteni.

A bankszámla sajnos nem szól rád, hogy „Krisztina, ezt azért még gondold át, mert ebből később másnak is jár”. Nekünk kell tudni, hogy az ott látható pénzből mennyi használható fel szabadon.

Ráadásul a kimutatott eredmény és a rendelkezésre álló pénz sem ugyanaz. Egy ki nem fizetett vevői számla például egészen más helyzetet teremt, mint az az összeg, amely már megérkezett. Ezért az eredmény mellett azt is át kell beszélni, mikor várható tényleges bevétel, és mikor kell fizetned.

Mitől lesz használható a könyvelésed?

Attól, hogy időben kapsz belőle olyan információt, amely alapján dönteni tudsz.

Ehhez először is szükség van a bizonylatokra. Ha a könyvelőd szeptemberben még a tavaszi hiányzó számláidat keresi, akkor nehéz naprakész képet adnia. A digitalizáció sokat segíthet az adatok átadásában, de a hiányzó információt egy program sem fogja kitalálni.

A naprakészség ráadásul nem feltétlenül azt jelenti, hogy minden adat másodpercre pontosan látszik. Inkább azt, hogy tudjátok, meddig teljes a feldolgozás, mi hiányzik még, és mire lehet már megbízhatóan alapozni. Egy frissnek látszó, de hiányos kimutatás könnyen félrevezethet.

A rögzített adatokat pedig értelmezni is kell. Mennyi marad a bevételedből? Miért nőttek meg a költségeid? Egyszeri kiadásról beszélünk, vagy tartósan drágább lett a működés? A válaszokból derül ki, hogy szükség van-e változtatásra.

A könyvelő a jövő heti megrendelésedről még nem tud

A könyvelőd látja a hozzá eljutott adatokat, de arról te tudsz beszámolni, hogy egy nagyobb ügyfeled visszamondta a munkát, novemberben új embert szeretnél felvenni, vagy decemberben esedékes egy komolyabb beszerzés.

Ezek nélkül az év hátralévő részéről csak hiányos képet lehet alkotni.

Egy őszi egyeztetésre ezért úgy érdemes érkezned, hogy átgondolod a várható megrendeléseket, a nagyobb kiadásokat és a bizonytalan tételeket is. Nem baj, ha nem tudsz mindent pontosan. Már az is sokat segít, ha különválasztjuk, mi biztos, mi valószínű, és mi az, amiben egyelőre csak reménykedünk.

Ebből lehet reális előrejelzést készíteni, amelyet később a tényleges adatokhoz igazítunk. A tervezés nem jóslás: abban segít, hogy észrevegyük, ha más irányba indulnak a dolgok.

Az adótervezés személyre szabott beszélgetés

Itt kerülhetnek elő olyan kifejezések is, mint az értékcsökkenés vagy a fejlesztési tartalék. Nem kell ezeket könyvelői mélységben ismerned, de fontos, hogy megértsd, egy lehetőség mit jelent a saját vállalkozásod számára, milyen feltételekkel jár, és hogyan hat a későbbi évekre.

Az, hogy valaki másnak bevált egy megoldás, még nem jelenti azt, hogy neked is megfelelő. A konkrét lehetőségek megvizsgálása már személyre szabott adótanácsadási feladat.

Azt is érdemes tisztázni, milyen rendszeres kimutatás és egyeztetés része a könyvelési szolgáltatásotoknak, és mi igényel külön tanácsadást. Így mindketten tudjátok, mire számíthattok, és nem marad el egy fontos beszélgetés azért, mert mindenki a másikra várt.

A saját számaidhoz neked is közöd van

Nem kell könyvelővé válnod ahhoz, hogy értsd a vállalkozásodat. Ahhoz viszont érdemes ragaszkodnod, hogy egy egyeztetés végén tudd, hol tartasz, mire kell felkészülnöd, és milyen döntés vár rád.

Ha valamit nem értesz, kérdezz vissza. Akár másodszor is. Minél többször beszéltek a saját számaidról, annál könnyebben kapcsolódnak majd a szakmai kifejezések azokhoz a helyzetekhez, amelyeket naponta megélsz.

Még az utolsó negyedév előtt érdemes időpontot kérned egy ilyen beszélgetésre. Ne csak azt kérdezd meg, mennyit kell most utalni, hanem azt is: ha így folytatom, milyen évzárásra számíthatok?

A válasz még idén segíthet abban, hogy másképp dönts.