„Nálunk ez húsz éve így működik.” – Miért olyan nehéz változtatni?

„Eddig is így csináltuk. Akkor most miért nem jó?”

Rengeteget hallom ezt a mondatot. Vállalkozóktól, szakemberektől, és néha bizony a saját fejemben is megszólal. Mert könnyű azt mondani, hogy haladni kell a korral. Amikor viszont a saját, húsz éve begyakorolt munkamódszerünket kellene lecserélni, rögtön találunk néhány egészen meggyőző érvet, hogy miért érne rá ez inkább jövőre.

Hiszen működik. Ismerjük. Megszoktuk. Akkor mégis mi a baj vele?

Önmagában az, hogy régi, semmi. De attól, hogy egy módszerrel el lehet végezni egy feladatot, még érdemes megvizsgálni, mennyi időnkbe és energiánkba kerül. És főleg azt, hogy közben mi minden másra nem jut figyelmünk.

Gondoljunk csak a lóval vontatott vasútra és a gőzmozdonyra. A lovas vontatás is eljuttatta az embereket egyik helyről a másikra. Ha kizárólag az lett volna a kérdés, hogy „eddig is működött-e”, elég nehéz lett volna bármilyen fejlődés mellett érvelni.

A lovak valószínűleg örültek volna egy ilyen értekezletnek. A végén megszületik a döntés: minden marad a régiben, csak mostantól kicsit gyorsabban kellene húzni.

Vállalkozóként is könnyen jutunk hasonló megoldásra. Sok a munka? Dolgozzunk gyorsabban. Még mindig sok? Maradjunk bent tovább. A munkamódszerhez közben nem nyúlunk, mert az már bevált. Legfeljebb mi fáradunk el egyre jobban.

A digitalizáció éppen ezért számomra a saját munkánk újragondolásáról is szól.

A könyvelésben például hosszú évek rutinja kapcsolódik az adatrögzítéshez. Nézem a bizonylatot, felismerem az adatot, beírom a megfelelő helyre. Ennyi idő után szinte az ujjaimban van a mozdulatsor. A kezem dolgozik, én pedig közben már azon gondolkodom, hogy mi legyen vacsorára.

Ebben van biztonság. Tudom, mit csinálok, tudom, mikor vagyok kész, és a nap végén látom, mennyi mindennel haladtam.

Amikor ezt egy rendszer részben vagy egészben átveszi, furcsa érzés lehet. Amihez én hosszú évek alatt szereztem rutint, az egyszer csak sokkal kevesebb kézi munkát igényel. Ilyenkor óhatatlanul felmerül: akkor most mi lesz azzal, amit eddig tudtam?

Szerintem itt érdemes egy pillanatra megállni. A szakmai tapasztalatom jóval több annál, mint hogy gyorsan megtalálom a billentyűzeten a számokat.

Észreveszem, ha valami szokatlan. Tudom, mikor kell visszakérdezni. Összefüggéseket látok a bizonylatok, a számok és a vállalkozás működése között. Ezeknek a képességeknek akkor is van értékük, ha egy adatot már nem én gépelek be.

Sőt, ha kevesebb időt töltök rögzítéssel, több figyelmem maradhat rájuk.

Mert attól, hogy egy adat bekerült a rendszerbe, még valakinek értenie is kell, hogy mit jelent.

Megfelelő helyre került? Hiányzik valami? Miért tér el ennyire az előző időszaktól? Mit érdemes tisztázni az ügyféllel? Az automatikusan elkészült eredmény ellenőrzése ugyanúgy szakmai feladat, és felelősség is kapcsolódik hozzá.

Az adatrögzítés felől így az ellenőrzés, az elemzés, akár a kontrolleri munka felé is el lehet indulni. Hétköznapi nyelven: több idő juthat arra, hogy a számokból a vállalkozó számára használható információ legyen.

Ez persze nem történik meg attól, hogy hétfőn előfizetünk egy új programra, kedden pedig átírjuk a munkaköri megnevezést. Új tudás, gyakorlás és másfajta gondolkodás is kell hozzá.

A vasutas hasonlatnál maradva: a ló gondozásához és a mozdony javításához más ismeretek szükségesek. Ha a feladat megváltozik, az új munkát meg kell tanulni. A könyvelőirodában sincs ez másként.

És szerintem itt érkezünk el ahhoz, hogy miért olyan nehéz fejlődni.

Mert erőfeszítéssel jár. Ráadásul eleinte gyakran kényelmetlenebb, mint a régi módszer.

Amit eddig néhány megszokott mozdulattal elintéztünk, annál most keresgélünk. Megnézünk egy útmutatót. Segítséget kérünk. Elrontunk valamit, és újrakezdjük. Közben persze ott van a napi munka, az ügyfél kérdése és a határidő.

Ilyenkor nagyon csábító kimondani: „Na, ezt kézzel már rég megcsináltam volna.”

És lehet, hogy aznap igazunk is van. Az első alkalommal valóban tovább tarthat. Csak érdemes azt is végiggondolni, hogy a tizedik vagy a századik alkalommal mennyi munkát jelent majd.

Húsz év tapasztalat után különösen bosszantó újra kezdőnek érezni magunkat valamiben. Megszoktuk, hogy értünk hozzá. Hozzánk fordulnak kérdéssel. Most pedig nekünk kell megkérdezni, hogy hol van az a bizonyos gomb. Lehetőleg harmadszor is, mert az előző két alkalommal még teljesen egyértelműnek tűnt.

Ettől még nem veszett el a szakértelmünk. Egy új eszköz használatát tanuljuk.

Vezetőként pedig ezzel számolnunk kell akkor is, amikor a munkatársainktól várunk változást. A „holnaptól ebben dolgozunk” mellé időt, segítséget és érthető magyarázatot is kell adni. Mitől lesz könnyebb a munka? Mi lesz az új feladat? Kihez lehet fordulni, ha valami elakad?

A fejlődéshez az is hozzátartozik, hogy a tanulás idején még nem megy minden tökéletesen.

Természetesen nem gondolom, hogy minden új programot azonnal be kell vezetni. Attól, hogy valami digitális, még nem biztos, hogy egyszerűbb vagy hasznosabb. Ha ugyanazt az adatot ezentúl három különböző felületre kell beírnom, joggal kérdezem meg, hogy pontosan hol takarítottunk meg munkát.

Én azt nézném meg: melyik visszatérő feladat viszi el az időnket, és hogyan lehetne azt kevesebb kézi munkával, megfelelő ellenőrzés mellett elvégezni? Érdemes egyetlen feladattal kezdeni, kipróbálni a változtatást, és megnézni, valóban segített-e.

A felszabaduló idő sorsáról pedig nekünk kell döntenünk. Fordíthatjuk alaposabb munkára, több figyelemre, tanulásra. És néha arra is, hogy időben hazamenjünk. Ezt a lehetőséget vállalkozóként hajlamosak vagyunk véletlenül kihagyni a felsorolásból.

Közhely, hogy az egyetlen állandó a változás. Én sem örülök minden újratanulandó feladatnak. Van, amikor nekem is sokkal jobban esne a megszokott mozdulatokkal dolgozni, és békén hagyni azt, amihez már értek.

De szeretném, ha a húsz év tapasztalatom abban segítene, hogy felismerjem, min érdemes változtatni.

Nálatok melyik munkafolyamatra az a legerősebb érv, hogy „ezt mindig így csináltuk”? És ha ma kezdenétek el, akkor is ezt a megoldást választanátok?